Siehe Datenschutzbedingungen unten. Alle Bedingungen hier als Download:
Teilnahme- und Reisebedingungen für die Teilnahme im Deutschen Kontingent zum Roverway 2024 in Norwegen
V1.0 vom 25.09.2023
1 Veranstalter
Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V (rdp) vertreten durch Joschka Hench, Alexander Schmidt, Leah Albrecht, Susanne Rüber, Naima Hartit
Chausseestraße 128
10115 Berlin
Telefonnummer Büro: +4930288789535
Organisation/Kontakt: Organisatorische Ansprechpartnerin ist neben dem Veranstalter, die Kontingentsleitung des Roverways 2024, namentlich Sören Bröcker, Ute Jekel und Johannes Muselmann. Die Kontingentsleitung ist wie folgt zu erreichen:
E-Mail: roverway@rdp-bund.de
Weitere Kontaktdaten finden sich auf der Homepage: roverway.de
2 Reisezeitraum
Für das deutsche Kontingent (Teilnehmende und IST) findet ein verbindliches Vorbereitungstreffen vom 03. bis 05.05.2024 statt.
Das Roverway beginnt mit dem Kontingentslager (19.-21.07.2024) mit allen Teilnehmenden und IST des deutschen Kontingents. Diesem schließt sich das vom norwegischen Pfadfinderverband organisierte Roverway vom 22.07. bis zum 01.08.2024 an. Die Abreise vom Roverway findet am 02.08.2024 statt.
Zusätzlich haben die Teilnehmenden und IST die Möglichkeit, eine optionale Vortour (13.07. bis zum 19.07.2024) und/oder optionale Nachtour (02.08. bis zum 05.08.2024) dazuzubuchen. Die Inhalte dieser Touren werden nach Anmeldeschluss mit den Teilnehmenden zusammen geplant.
3 Reiseziel, Reiseform
Das Reiseland für das Roverway ist Norwegen. Zudem können Vor- und Nachtour in weiteren europäischen Ländern stattfinden. Nach Abschluss der Planungen werden genaue Reisedetails bekannt gegeben. Das Vorbereitungstreffen findet in Immenhausen, Deutschland (Zentrum Pfadfinden Immenhausen, Kesselhaken 2, 34376 Immenhausen) statt.
Die Teilnahme am Roverway 2024 unterscheidet sich je nach Rolle des Teilnehmenden im Deutschen Kontingent. Es gibt jeweils Reisepakete für:
a) Teilnehmende
Die Anmeldung erfolgt als Einzelperson. Die Teilnehmenden werden in Patrols von 5 bis 8 Personen für die Paths zusammengefasst.
Für die individuelle Anreise und Abreise wird je nach gebuchter Option ein 5-Tages Interrailticket zur Verfügung gestellt. Hier stehen vier Tage zur An- und Abreise zur Verfügung. Ein Tag wird für den Transfer zwischen Kontingentslager und Path benötigt. Bei Verlust oder Diebstahl dieses Interail-Tickets erfolgt keine Erstattung durch das deutsche Kontingent. Die Anreise und Abreise erfolgen für alle Teilnehmende in Eigenverantwortung und in Eigenregie. Zudem ist die Anreise zum Vorbereitungstreffen mitinbegriffen. Mit der Anmeldung wird bestätigt, dass sich minderjährige Teilnehmende außerhalb der Reisegruppe in einer Gruppe von drei Personen ohne Aufsicht frei bewegen dürfen.
b) International Service Team (IST)
Die Anmeldung erfolgt als Einzelperson. Die Reise von IST ist nicht an Patrols gebunden. Für die individuelle Anreise und Abreise wird, sofern gebucht, ein 5-Tages Interrailticket zur Verfügung gestellt. Hier stehen vier Tage zur An- und Abreise zur Verfügung. Ein Tag wird für den Transfer zwischen Kontingentslager und Path benötigt. Bei Verlust oder Diebstahl dieses Interrail-Tickets erfolgt keine Erstattung durch das deutsche Kontingent. Die Anreise und Abreise erfolgen für alle IST in Eigenverantwortung und in Eigenregie. Zudem ist die Anreise zum Vorbereitungstreffen mitinbegriffen.
4 Kosten
Teilnehmende
| Ohne Vor- oder Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungslager am 03.-05.05.2024, Kontingentslager am 19.-21.07.2024, Roverway 22.07.-02.08.2024, An- und Abreise zu allen Treffen und nach Norwegen mit dem Interrail Ticket, Verpflegung, Ringkluft, Ringhalstuch, Aufnäher und Auslandskrankenversicherung. | |
| 1.1 Teilnehmende | 1.499,18 € |
| 1.2 Teilnehmende ohne Interrail Ticket | 1.321,18 € |
| Mit Vortour: Beinhaltet: Vorbereitungslager am 03.-05.05.2024, gemeinsame Vortour 13.-19.07, Kontingentslager am 19.-21.07.2024, Roverway 22.07.-02.08.2024, An- und Abreise zu allen Treffen und nach Norwegen mit dem Interrail Ticket, Verpflegung, Ringkluft, Ringhalstuch, Aufnäher und Auslandskrankenversicherung. | |
| 2.1 Teilnehmende | 2.099,18 € |
| 2.2 Teilnehmende ohne Interrail Ticket | 1.921,18 € |
| Mit Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungslager am 03.-05.05.2024, Kontingentslager am 19-21.07.2024, Roverway 22.7.-02.08.2024, gemeinsame Nachtour 02.-05.08.2024. An- und Abreise zu allen Treffen und nach Norwegen mit dem Interrail Ticket, Verpflegung, Ringkluft, Ringhalstuch, Aufnäher und Auslandskrankenversicherung. | |
| 3.1 Teilnehmende | 1.749,18 € |
| 3.2 Teilnehmende ohne Interrail Ticket | 1.571,18 € |
| Mit Vor- und Nachtour: Beinhaltet: Vorbereitungslager am 03.-05.05.2024, gemeinsame Vortour 13.-19.07, Kontingentslager 19.-21.07.2024, Roverway 22.7.-02.08.2024, gemeinsame Nachtour 02.-05.08.2024. An- und Abreise zu allen Treffen und nach Norwegen mit dem Interrail Ticket, Verpflegung, Ringekluft, Ringehalstuch, Aufnäher und Auslandskrankenversicherung. | |
| 4.1 Teilnehmende | 2.349,18 € |
| 4.2 Teilnehmende ohne Interrail Ticket | 2.171,18 € |
International Service Team (IST)
| 5.1 Roverway ohne Vor- oder Nachtour unter 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.255,18 € |
| 5.2 Roverway ohne Vor- oder Nachtour über 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.328,18 € |
| 5.3 Roverway ohne Vor- oder Nachtour mit eigener An- und Abreise | 1.077,18 € |
| 6.1 Roverway mit Vortour unter 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.855,18 € |
| 6.2 Roverway mit Vortour über 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.928,18 € |
| 6.3 Roverway mit Vortour mit eigener An- und Abreise | 1.677,18 € |
| 7.1 Roverway mit Nachtour unter 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.505,18 € |
| 7.2 Roverway mit Nachtour über 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 1.578,18 € |
| 7.3 Roverway mit Nachtour mit eigener An- und Abreise | 1.327,18 € |
| 8.1 Roverway mit Vor- und Nachtour unter 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 2.105,18 € |
| 8.2 Roverway mit Vor- und Nachtour über 28 Jahre (Stichtag 11.07.2024) | 2.178,18 € |
| 8.3 Roverway mit Vor- und Nachtour mit eigener An- und Abreise | 1.927,18 € |
NICHT im Teilnahmebeitrag enthalten sind persönliche Ausgaben während der Reise.
Die Kostenerstattung der Reisekosten erfolgt nach den Finanz- und Reisekostenrichtlinien des rdp vom 11.3.2023 (siehe Anhang).
Sie müssen spätestens drei Monate nach der Reise über die E-Mail reisekosten@roverway.de eingereicht werden. Die Einreichung der Dokumente erfolgt ausschließlich digital.
5 Zahlungsfristen
Der Teilnahmebetrag richtet sich nach der gewählten Teilnahmevariante (s.o. Ziff. 1, Reisezeitrum und Reiseform) und ggf. nach der Funktion des*der Teilnehmers*Teilnehmerin im Kontingent.
Das SEPA-Lastschriftverfahren wird nach folgendem Plan eingezogen. Der Einzug erfolgt am 25. des jeweiligen Monats bzw. am darauffolgenden Werktag. Der Beitrag kann nur durch SEPA-Lastschriften entrichtet werden. Hierfür ist die Erteilung eines SEPA-Basis- Lastschriftmandates erforderlich.
| Dezember 2023: | 500 € alle |
| März 2024: | 500 € alle |
| Juni 2024: | Restlicher Betrag 1.1: 499,18 € 1.2: 321,18€ 2.1: 1099,18 € 2.2: 921,18 € 3.1: 749,18 € 3.2: 571,18 € 4.1: 1349,18 € 4.2: 1171,18 € 5.1: 255,18 € 5.2: 328,18 € 5.3: 77,18 € 6.1: 855,18 € 6.2: 928,18 € 6.3: 677,18 € 7.1: 505,18 € 7.2: 578,18 € 7.3: 327,18 € 8.1: 1.105,18 € 8.2: 1.178,18 € 8.3: 927,18 € |
6 Teilnahmebedingungen
6.1 Altersgrenze
Teilnehmende müssen zwischen dem 01.08.2001 und 22.07.2008 geboren sein. Ältere Teilnehmende können nur als Mitglied des International Service Teams (IST) am Roverway teilnehmen und damit die Durchführung unterstützen.
6.2 Verbandsmitgliedschaft
Eine aktive Mitgliedschaft in einem der folgenden Pfadfinder*innenverbände ist Voraussetzung für die Teilnahme:
- Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder e.V.(BdP),
- Bund Muslimischer Pfadfinderinnen und Pfadfinder Deutschlands e.V. (BMPPD),
- Deutsche Pfadfinderschaft Sankt Georg (DPSG) e.V.,
- Pfadfinderinnenschaft Sankt Georg (PSG) e.V.,
- Verband Christlicher Pfadfinderinnen und Pfadfinder (VCP) e.V..
6.3 Prävention
Alle Teilnehmenden und ISTs sind verpflichtet, bis zum 30.03.2024 ein einwandfreies erweitertes polizeiliches Führungszeugnis in ihrer Verbandsgeschäftsstelle zur Einsichtnahme vorzulegen. Ein relevanter negativer Eintrag führt zum Ausschluss von der Reise. Hier gelten die allgemeinen Rücktrittsregelungen aus Absatz 6.
Alle Teilnehmenden und ISTs sind verpflichtet, an mindestens einer (digitalen) Präventionsschulung des deutschen Roverway Kontingentes teilzunehmen. Eine Nichtteilnahme führt zum Ausschluss von der Reise. Hier gelten die allgemeinen Rücktrittsregelungen aus Absatz 12.
7 Reisedokumente
Der*Die Teilnehmer*in ist selbst dafür verantwortlich, die erforderlichen Reisedokumente und Einreisegenehmigungen zu beschaffen. Deutsche Staatsangehörige benötigen für die Einreise einen für die Dauer des Aufenthaltes gültigen Reisepass oder Personalausweis. (Siehe dazu: https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/laender/norwegen- node/norwegensicherheit/205878#content_2). Nicht deutsche Staatsbürger*innen informieren sich bitte rechtzeitig, welche Dokumente sie benötigen.
8 Auslandskrankenversicherung
Für den*die Teilnehmer*in wird eine Auslandsreise-Krankenversicherung bei der Ecclesia-Gruppe abgeschlossen. Die Tarifdetails finden sich hier: https://roverway.de/wp-content/uploads/2023/09/2030_IPID-Tarif-3en.pdf und
https://roverway.de/wp-content/uploads/2023/09/2030-00_Tarif_3en-1.pdf oder im Anhang.
Es wird empfohlen, zusätzlich zur Auslandskrankenversicherung noch eine Reiserücktrittsversicherung abzuschließen.
9 Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen
Der rdp wird die Veranstaltung und die Vorbereitungstreffen mit Bild- und Tonaufnahmen dokumentieren. Die Parteien vereinbaren in diesem Zusammenhang, dass Fotografen, die vom Veranstalter ausgewählt und beauftragt werden, Lichtbilder des Teilnehmenden aufnehmen dürfen.
Für die Aufnahme und Nutzung wird keine inhaltliche, zeitliche oder räumliche Beschränkung vereinbart. Zulässig ist die Nutzung insbesondere für folgende Zwecke:
- Veröffentlichung in den Medien der Mitgliedsverbände (z.B. Zeitschrift, Newsletter)
- Veröffentlichung in der Presse (z.B. Pressefotos)
- Veröffentlichung im Internet (z.B. auf den Homepages des Veranstalters oder eines Mitgliedsverbands oder den jeweiligen Auftritten bei Facebook, Instagramm etc.)
- Veröffentlichung in Werbemedien des Veranstalters oder eines Mitgliedsverbands (z.B. Flyer/Plakate)
Der rdp ist berechtigt, die Aufnahmen innerhalb von Fotomontagen unter Entfernung oder Ergänzung von Bildbestandteilen bzw. für verfremdete Bilder (keine Entstellung) der Originalaufnahmen zu benutzen.
Der rdp ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Aufnahmen den Mitgliedsverbänden unentgeltlich für die in drei aufgezählten Zwecken zur Verfügung zu stellen.
Der*Die Teilnehmer*in überträgt dem rdp und deren Mitgliesverbänden, dem Roverway (Guides and Scouts of Norway (Speiderne i Norge)), WAGGGS Europe oder WOSM Europe alle Rechte, die zur Ausübung der aufgeführten Nutzungsrechte erforderlich sind. Die Übertragung erfolgt örtlich und zeitlich unbeschränkt, unwiderruflich und nicht ausschließlich. Eine gesonderte Vergütung erfolgt nicht.
Sollte ein*e Teilnehmer*in nicht gefilmt oder fotografiert werden wollen, so soll er*sie die jeweiligen Betreuer*innen hierauf jeweils vor Beginn der Veranstaltung hinweisen. Der*Die Betreuer*in wird sich in diesem Fall darum bemühen, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass der*die Betroffene nicht abgebildet werden möchte. Ein Erfolg kann nicht garantiert werden und ist nicht geschuldet.
Eine Person kann jederzeit verlangen, dass Fotos, Videoclips oder die Audio- Berichterstattung über sie von den Webseiten und den sozialen Netzwerken von Roverway entfernt werden. Diese werden dann zukünftig nicht mehr verwendet.
Bei Fragen zu der Anfertigung von Bild- und Tonaufnahmen und zu deren Verwendung kann sich der*die Teilnehmer*in an die E-Mail-Adresse roverway@rdp-bund.de wenden.
10 Anmeldung und Vertragsschluss
Die Anmeldung ist bis zum 17.12.2023 über die Homepage https://roverway.de/anmeldung möglich.
Bei Personen, die zum Zeitpunkt der Anmeldung das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, muss die Anmeldung durch alle gesetzlichen Vertreter*innen vorgenommen sein. Ein Vertrag über die Teilnahme kommt erst dann zustande, wenn die beiden Dokumente „Anmeldung für das rdp-Kontingent zum Roverway 2024“ und „Erstellung eines SEPA- Lastschriftmandats“ fristgerecht zum 17.12.2023 eingegangen und der rdp die Anmeldung in Textform (z.B. per E-Mail) bestätigt. Die Bestätigung kann auch erst nach Anmeldeschluss erfolgen.
11 Rücktritt des*der Teilnehmer*innen vor Leistungsbeginn
Der*Die Teilnehmer*in kann jederzeit vor Beginn der Reise von dem Vertrag zurücktreten. Der Rücktritt ist schriftlich gegenüber dem rdp zu erklären.
Erklärt der*die Teilnehmer*in den Rücktritt, so verliert der rdp den Anspruch auf Zahlung des Teilnehmendenbeitrages. Stattdessen kann der rdp eine angemessene Entschädigung verlangen, sofern der Rücktritt nicht von ihm zu vertreten ist. Die Höhe der Entschädigung ist pauschaliert wie folgt:
- Vor dem 17.12.2023 entstehen durch den Rücktritt keine Entschädigungskosten.
- Bei Rücktritt bis zum 30.04.2024 ist eine Entschädigung von 750€ für Teilnehmende und 500€ für IST zu zahlen. Diese Entschädigung beinhaltet im Wesentlichen den Teilnahmebeitrag aus Norwegen, der nicht erstattet werden kann.
- Ab dem 01.05.2024 beträgt die Entschädigungssumme den kompletten Teilnahmebeitrag.
Im Falle eines Rücktritts kann die Reise auf andere Personen übertragen werden. Die Frist hierfür ist der 30.04.2024. Voraussetzung hierfür ist, dass die Person, auf die die Reise übertragen wird, die Teilnahmebedingungen erfüllt und mit dem gewählten Reisepaket reisen wird.
12 Kündigung und Rücktritt durch den rdp
Vortour und Nachtour finden jeweils erst ab 10 angemeldeten Personen statt.
Der rdp ist berechtigt, den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen, wenn der*die Teilnehmer*in nachhaltig gegen seine*ihre im Reisevertrag und diesen Reisebedingungen vereinbarten Pflichten verstößt oder sonst durch sein Verhalten die Durchführung und den Erfolg der Veranstaltung nachhaltig gefährdet.
Das ist insbesondere der Fall, wenn
- der*die Teilnehmer*in die Bedingungen zur Prävention aus Absatz 3 nicht erfüllt,
- der*die Teilnehmer*in gegen die Satzung seines*ihres Mitgliedsverbandes, s. 4.2, verstößt, die Mitgliedschaft aufgibt oder sie verliert.
Alle Teilnehmenden und ISTs müssen den Code of Conduct der norwegischen Veranstalter*innen befolgen und alle ihnen zugewiesenen obligatorischen Vorbereitungskurse absolvieren. Alle Beteiligten müssen auch in Übereinstimmung mit dem norwegischen Recht handeln. Schwerwiegende oder wiederholte Verstöße können zum Ausschluss von der Reise führen. Schwerwiegende Verstöße gegen norwegisches Recht können auch den örtlichen Behörden gemeldet werden.
Die Kündigung ist nur zulässig, wenn der rdp den*die Teilnehmer*in zuvor in Textform (z.B. durch eine E-Mail) abgemahnt hat und der*die Teilnehmer*in sein*ihr Fehlverhalten dennoch fortsetzt. Eine vorherige Abmahnung ist nicht erforderlich in Fällen gröbsten Fehlverhaltens, in denen eine sofortige Aufhebung des Vertrages auch unter Berücksichtigung der Interessen des Teilnehmers*der Teilnehmerin gerechtfertigt ist.
Der rdp ist zur Kündigung des Vertrages weiter dann berechtigt, wenn Lastschriften nicht eingelöst werden oder ihnen widersprochen wurde und auch nach schriftlicher Mahnung der fällige Teil des Teilnahmebeitrags nicht innerhalb von zwei Wochen bezahlt wird.
Im Falle der Kündigung behält der rdp den Anspruch auf den Teilnahmebeitrag. Er muss sich jedoch den Wert ersparter Aufwendungen sowie die Vorteile anrechnen lassen, die aus einer anderen Verwendung nicht in Anspruch genommener Leistungen erlangt werden, einschließlich evtl. erlangter Erstattungen durch Leistungsträger. Die Geltendmachung weiteren Schadensersatzes bleibt vorbehalten; dies gilt insbesondere für Mehrkosten für die Rückbeförderung des Teilnehmers*der Teilnehmerin.
Der rdp behält sich vor, in folgenden Fällen vom Vertrag zurückzutreten:
a) Absage des Roverways durch den norwegischen Veranstalter (Guides and Scouts of Norway (Speiderne i Norge))
b) höhere Gewalt; hierzu zählen auch Einreise- bzw. Ausreisebeschränkungen sowie sonstige staatliche Anordnungen im Zusammenhang mit der Ausbreitung des Virus SARS-CoV-2
Im Falle des Rücktritts verliert der rdp den Anspruch auf den Teilnahmebeitrag. Er kann jedoch vom Teilnehmenden eine angemessene Entschädigung bis zur Höhe, der ihm bis zum Rücktritt entstandenen Kosten und Aufwendungen verlangen.
13 Schlussbestimmungen
Die Vertragsdurchführung unterliegt ausschließlich deutschem Recht.
Änderungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.
14 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages oder der vorliegenden Reisebedingungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird die Wirksamkeit des Vertrages und der übrigen Bedingungen hiervon nicht berührt. Die Parteien werden in einem solchen Fall unter Berücksichtigung des Gesetzes eine Vereinbarung treffen, die der unwirksamen oder nichtigen Klausel wirtschaftlich nahekommt. Dasselbe soll für den Fall gelten, dass im Vertrag eine Regelungslücke offenbar wird.
Datenschutzerklärung für die Teilnahme im Deutschen Kontingent zum Roverway 2024 in Norwegen
V1.0 vom 27.06.2023
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Teilnehmer*innen am Roverway 2024 durch den rdp
1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
1Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Ring deutscher Pfadfinder*innenverbände e.V (rdp) vertreten durch Joschka Hench, Alexander Schmidt, Leah Albrecht, Susanne Rüber, Naima Hartit
Chausseestraße 128
10115 Berlin
Telefonnummer Büro: +4930 288789535
E-Mail: roverway@rdp-bund.de
Der Datenschutzbeauftragte des rdp ist erreichbar unter datenschutz@rdp-bund.de oder schriftlich unter der Anschrift des Verantwortlichen mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“.
2. Erhobene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Bei der Anmeldung zur Veranstaltung erfasst der rdp über das Anmeldeformular unter roverway.de personenbezogene Daten des Teilnehmers und ggf. dessen*deren Personensorgeberechtigten. Diese Daten sind erforderlich für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung. Ohne Offenlegung der Daten sind die Anmeldung und die Teilnahme nicht möglich. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Anbahnung und Erfüllung des Reisevertrages mit dem Teilnehmer, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit gesundheitsbezogene Daten des Teilnehmers erfasst werden, erfolgt dies auch zum Schutz lebenswichtiger Interessen des Teilnehmers, Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO.
3. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Einzelne Angehörige von Mitgliedsverbänden, die im Auftrag des rdp in Planung, Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung einbezogen sind (Mitglieder des Kontingentsteams im Besondern Systemadministratoren und Tourenplaner), erhalten je nach Inhalt ihrer Tätigkeit Zugriff auf personenbezogene Daten der Teilnehmer*innen, soweit dies für die Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit den Empfänger*innen ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen.
Einzelne personenbezogene Daten werden an Unternehmen und Organisationen übertragen, deren Dienste der Veranstalter in Anspruch nimmt, um seine Pflichten aus dem Reisevertrag zu erfüllen (im Besonderen: Bund der Pfadfinderinnen und Pfadfinder e.V. (BdP) / Kesselhaken 23 34376 Immenhausen, Deutsche Pfadfinderschaft Sankt Georg / Bismarckplatz 7/7a 41061 Mönchengladbach, Verband Christlicher Pfadfinderinnen und Pfadfinder / VCP Bundeszentrale Wichernweg 3 in 34121 Kassel, Bund muslimischer Pfadfinderinnen und Pfadfinder Deutschlands / Saalgasse 11 65183 Wiesbaden, Pfadfinderinnenwerk St. Georg e. V. / Carl-Mosterts-Platz 1 / 40477 Düsseldorf). Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummern, Emailadresse, Mitgliedsnummer und Details zu den Reisedokumenten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Einzelne personenbezogene Daten werden an den Veranstalter des Roverways (Guides and Scouts of Norway (Speiderne i Norge), c/o Norges KFUK-KFUM-speiderne, Postboks 6810, St. Olavs plass, 0130 Oslo, Norway) übermittelt. Dieser hat seinen Sitz in Norwegen und damit außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO und des BDSG. Der Veranstalter hat rechtliche und technische Vorkehrungen getroffen, damit die Datensicherheit und der Datenschutz der personenbezogenen Daten der Teilnehmer*innen zu jeder Zeit gewährleistet ist. Nähere Auskünfte zu diesen Vorkehrungen erteilt der rdp auf Anfrage.
Rechtsgrundlage der Übertragung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.4 Auf die erhobenen Gesundheitsdaten haben folgende Personen Zugriff: Die jeweils verantwortlichen Kontingentsleitungsverantwortlichen und Patrolleader als verantwortliche Aufsichtspersonen; die Ärztinnen und Ärzte, soweit im Einzelfall eine medizinische Betreuung oder Behandlung des*der Teilnehmers*Teilnehmerin erforderlich wird; die Systemadministratoren des Deutschen Kontingents. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und d DSGVO. Mit den Empfängern*innen ist eine Vertraulichkeitsvereinbarung abgeschlossen.
3.5 Soweit gesundheitsbezogene Daten einzelner Teilnehmer*innen an den Veranstalter des Roverways übertragen werden, geschieht dies auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und d DSGVO.
3.6 Bild- und Tonaufnahmen dürfen vom rdp an Dritte weitergegeben werden, insbesondere an seine Mitgliedsverbände und für Zwecke der Information der Öffentlichkeit und für die Außendarstellung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4. Speicherungs- und Löschfristen
4.1 Die erhobenen Daten werden gespeichert, solange ihre Kenntnis für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Roverways erforderlich ist. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt.
4.2 Bild- und Tonaufnahmen der Teilnehmer*innen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für Zwecke der Dokumentation der Veranstaltung oder für die Außendarstellung des rdp benötigt werden.
5. Betroffenenrechte
Betroffene haben das Recht,
– gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre vom rdp verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei dem rdp erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
– gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer beim rdp gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
– gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer beim rdp gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit sie nicht für die Zwecke der Vertragsdurchführung erforderlich sind oder die nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
– gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit (1) die Richtigkeit der Daten von ihnen bestritten wird, (2) die Verarbeitung unrechtmäßig ist, der Betroffene aber deren Löschung ablehnt, (3) der rdp die Daten nicht mehr benötigt, der*die Teilnehmer*in sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt oder (4) der*die Teilnehmer*in gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat;
– gemäß Art. 20 DSGVO ihre personenbezogenen Daten, die sie dem rdp bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
– gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Stand dieser Hinweise: September 2023.