Das Roverway ist überbucht

Vor wenigen Tagen erhielten wir vom norwegischen Organisationsteam die Nachricht, dass das Interesse zur Teilnahme am Roverway 2024 aus ganz Europa weit über den Erwartungen und Planungen liegt. Das erfreut alle natürlich sehr – schafft aber auch unüberwindbare Herausforderungen.

Das Roverway 2024 ist deutlich überbucht. Es haben sich bislang 7.654 Menschen (TN und IST) für das Roverway 2024 angemeldet – davon über 6.400 Teilnehmende. Wie in der Organisation solcher Lager üblich, hat das norwegische Team den Zeltplatz und das Programm auf der Grundlage früherer Roverway-Erfahrungen geplant.

Nun liegen die Anmeldezahlen allerdings weit über den machbaren Grenzen. – Das bislang größte Roverway hatte 4.600 Teilnehmende (TN und IST).

Gemeinsam mit WAGGGS und WOSM und den Behörden in Stavanger hat das Roverway Planungsteam alle Wege geprüft, die Kapazitäten auszuweiten, damit möglichst viele Interessierte unter Wahrung der Sicherheitsstandards mitkommen können.

Hierbei ist zu beachten, dass der Lagerplatz auf einer typisch norwegischen Halbinsel mit felsigem Gelände und hügeligen Gebieten liegt. Bestimmte Gebiete sind aus Gründen des Kultur- und Naturschutzes gesperrt. Das schränkt daher Möglichkeiten ein, den Zeltplatz über die aktuellen Grenzen zu erweitern. Ebenso gab es einen intensiven Austausch mit den örtlichen Rettungsdiensten darüber, welche Auswirkungen tausende zusätzliche Menschen hätten. Gesundheits- und Notfallsysteme während der Sommerferien, die natürliche Beschaffenheit des Geländes, der Infrastruktur sowie allgemeinen Vorschriften brachten das Planungsteam in Rücksprache mit Feuerwehr, Politik, Gesundheitswesen und WAGGGS und WOSM zu dem Entschluss, dass die Kapazität des Zeltplatzes auf maximal 6000 Personen erhöht werden kann.

Nach sorgfältiger Prüfung aller Möglichkeiten hat sich das Planungsteam in Absprache mit WAGGGS und WOSM dazu entschieden, die maximale Anzahl an Teilnehmenden auf 4.500 Personen zu beschränken. Um dieses Ziel zu erreichen ist es leider notwendig, die Kontingente in ihrer Größe zu verkleinern.

Was bedeutet das für das deutsche Kontingent?

Auch wir in Deutschland sind von dem großen Zuspruch, den das deutsche Kontingent zum Roverway 2024 erhält, sehr begeistert. Die Anmeldezahlen liegen zurzeit bei 305 Teilnehmenden, die wir an das norwegische Planungsteam kommuniziert haben und damit ebenfalls so hoch, wie noch nie.

Wir haben die Information aus Norwegen erhalten, dass die Anzahl der Teilnehmenden die Erwartungen weit übersteigen und wir uns auf eine Limitierung und damit verbundene Reduktion einstellen müssen. Als Reaktion haben wir in unseren Medien darauf hingewiesen, dass wir eine Teilnahme bei Anmeldung nach dem 10.12.2023 nicht garantieren können.

Dass diese zu dem Zeitpunkt schon unmöglich wird, konnten wir nicht abschätzen. Mit den Daten aller Kontingente vom 10.12.2023 wurde uns und den anderen Kontingenten schlussendlich übermittelt, wie viele Personen tatsächlich auf das Roverway fahren dürfen.

Auf Grund des ausgegebenen Reduktionsziels auf 4.500 Teilnehmende durch das norwegische Planungsteam wurde uns eine maximale Teilnehmendenzahl von 183 zugeschrieben. Das bedeutet für uns, dass wir 122 Teilnehmenden eine Absage erteilen müssen. Diese Reduktion begründet sich aus den registrierten Teilnehmendenzahlen eines jeden Kontingents und bedeutet für alle Kontingente mit mehr als 92 Teilnehmenden eine Reduktion um 40%. Kleine europäische Kontingente wurden auf Grund der Diversität von der Reduktion ausgeschlossen.

Wir verstehen die Gründe, die zur Reduktion führen und stehen hinter dem norwegischen Planungsteam, indem auch wir unseren Beitrag zur Reduktion leisten.

Besonders möchten wir uns an dieser Stelle einmal bei allen aufrichtig entschuldigen, die sich mit unserer Aussage, dass es faktisch kein Teilnehmenden-Limit gebe, in Sicherheit gewogen haben. Für uns kam eine Reduktion der Teilnehmendenzahl ebenso überraschend und wir bedauern sehr, dass wir das Abenteuer Roverway 2024 an dieser Stelle nicht allen von euch ermöglichen können.

Für folgende schwere Schritte haben wir uns nun nach diversen Abwägungen von Optionen zur Erreichung des Reduktionsziel in der Kontingentsleitung entschieden:

1. Wir haben die Anmeldung am 15.12.2023 gegen 10:00 Uhr geschlossen. Somit ist keine weitere Anmeldung für Teilnehmende mehr möglich.
2. Wir bieten allen Teilnehmenden an, sich kostenfrei bis zum 20.12.2023 – 23:59 Uhr per Mail vom Roverway 2024 abzumelden.
3. Wir müssen leider allen, die sich nach dem 10.12.2023 mit ihrer Anmeldung registriert haben eine Absage zuschicken. Eine Teilnahme von euch ist leider nicht möglich¹.
4. Unter allen bis zum 10.12.2023 um 23:59 Uhr registrierten Teilnehmenden verlosen wir die 183 Teilnehmendenplätze. Dies wird per Mail kommuniziert. Bei der Verlosung berücksichtigen wir Einzel- und Gruppenanmeldungen: Es wird in zwei Töpfen gelost: Einzel und Gruppenanmeldungen. Beide Töpfe werden gleichmäßig reduziert. Bei den Gruppenanmeldungen werden die Gruppen mit den angemeldeten Personen als Ganzes gelost. Sollten durch Abmeldungen wieder Plätze frei werden, werden wir aus diesem Personenkreis Leute nachrücken lassen. Dies werden wir bis zum 20.12.2023 – 23:59 Uhr machen².

Wir haben uns für eine Verlängerung der kostenfreien Abmeldefrist um 3 Tage entschieden, da wir euch die Möglichkeit geben wollen, auf diese neue Situation noch reagieren zu können.

Wichtig: Die Anmeldung von IST sind von dieser Reduktion nicht betroffen. Wir haben hier ein Kontingent von 50 “normalen IST” und 40 Mitarbeitenden im Deutschen Foodhouse erhalten. – Hier ist die Anmeldung bis zum 17.12.2023 um 23:59 Uhr weiterhin geöffnet.

1. Sollte der unwahrscheinliche Fall dessen auftreten, dass doch weitere Plätze frei sind, verteilen wir diese über eine automatisierte Zufallsverteilung an alle nach dem 10.12.2023 registrierten Teilnehmenden, bis alle Plätze vergeben sind. ↩︎
2. Grund für die Gruppenlosung ist: Wir wollen die Gruppen nicht auseinanderreißen. Gruppen können sich so leichter ein Alternativprogramm organisieren. ↩︎

Zoommeeting am 17.12. um 20:00

Da wir davon ausgehen, dass diese Nachricht für sehr viele Menschen sehr frustrierend ist und es offene Fragen gibt, möchten wir euch alle herzlich zu einem wertschätzenden, offenen und respektvollen Austausch am 17.12.2023 um 20:00 Uhr via Zoom einladen. Bringt gerne eure Fragen mit – auch das Verfahren zur Zufallsauslosung können wir euch dann vorstellen.

Hier kommt ihr am Sonntag um 20:00 Uhr zum Meeting:

https://eu01web.zoom.us/j/66094949521?pwd=MHlmQlJKQ1I0YnZEMUtXMlUxQlQvdz09
Meeting-ID: 660 9494 9521
Kenncode: 642686

Mit lieben Grüßen
Eure Kontingentsleitung

Natürlich könnt ihr uns weiterhin schreiben: